E-mail is niet zo simpel meer als zeg 10 jaar geleden, er worden nu (terecht) eisen gesteld aan domeineigenaren en mailserverzenders om de zaakjes op orde te hebben. Doet men dat niet, dan gaat de mail in een gunstig geval naar de spamfolder en in een ongunstig geval komt het helemaal niet meer aan. Ik zie het heel veel gebeuren dat mails van legitieme partijen naar de spamfolder gaan, simpelweg omdat men de zaakjes niet op orde heeft.
Het begint met het goed inrichten van SPF, DKIM èn DMARC en wat daarnaast ook nog van belang is geworden is het mailvolume dat naar gmail.com, hotmail.com/outlook.com en yahoo.com wordt verstuurd. Als het mailvolume meer is dan 5000 berichten per dag dan is het ook van belang dat berichten een link in de header bevatten waarmee de ontvanger zich met één klik op die link kan afmelden van verdere berichten.
Dit garandeert niet dat een bericht niet naar de spamfolder gaat, want er kunnen uiteraard nog meer kenmerken zijn aan een mail dat die toch naar de spamfolder gaat. Maar als SPF/DKIM/DMARC niet op orde zijn is de kans wel een stuk groter.
Omdat de uitgaande mail van het forum via een mailverzender wordt verstuurd moet daar een DKIM-header in staan die verwijst naar modelbouwforum.nl als dat ook in het From-adres staat, dat is dan iets dat ingeregeld moet worden bij de mailverzender en in DNS van modelbouwforum.nl.
Om simpel na te gaan wat er mis is met de mail vanuit het forum kan er een mail worden gestuurd naar het unieke e-mailadres op de website
https://learndmarc.com/ , na ontvangst van de e-mail door het systeem erachter komt een analyse op het scherm met wat er mis is met de mail en DNS configuratie.
Ik heb het voor m'n werk ook ingericht, als je het eenmaal doorhebt is het niet zo moeilijk meer. Het belangrijkste (en meest lastige als je veel onbekende bronnen hebt binnen een organisatie) is te weten wat de bronnen zijn waar legitieme mail vanuit je domein vandaan moet kunnen komen, daarop moet allemaal DKIM geregeld worden (met unieke sleutels per bron) en zodra dat geregeld is kun je door naar een hoger DMARC-niveau (quarantaine en uiteindelijk reject). Wat hierbij helpt is gebruik te maken van de DMARC-reporting opties en een dienst of applicatie om die rapportages te analyseren.